การเชื่อมต่อสถานที่ตั้งแต่สองแห่งขึ้นไปพร้อมกันผ่านวิดีโอคอนเฟอเรนซ์เป็นแนวคิดหลักของการประชุมผ่านวิดีโอ ซึ่งทำให้เกิดความก้าวหน้ามากมายตั้งแต่เริ่มก่อตั้งในโลกธุรกิจ ไม่ต้องสงสัยเลยว่าระบบฮาร์ดแวร์ราคาแพงและใช้เทคนิคสูงซึ่งสามารถส่งภาพได้ทุกๆ สองวินาที ตอนนี้เราเห็นระบบการวิดีโอคอนเฟอเรนซ์พื้นฐานบนเว็บที่ช่วยให้ใครก็ตามสามารถสั่งงานได้ นอกจากนี้ เรายังเห็นซอฟต์แวร์โซลูชันการประชุมผ่านวิดีโอมีราคาถูกลงและราคาไม่แพงสำหรับองค์กรธุรกิจหลายแห่ง เหตุผลต่อไปนี้ทำให้องค์กรธุรกิจพิจารณาการประชุมออนไลน์ว่า

วิดีโอคอนเฟอเรนซ์ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้

โดยสิ้นเชิงจากการใช้เทคโนโลยีประเภทใดก็ตามที่เหมือนกับการประชุมผ่านเว็บ แต่ความจริงที่ว่าการเชื่อมต่อผ่านการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตบรอดแบนด์ทำให้สามารถใช้คุณสมบัติทั้งหมดของ วิดีโอคอนเฟอเรนซ์ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ใด จะยังคงมองเห็นได้ในทุกสถานที่ที่ต้องการของสมาชิกการประชุมทั้งหมดซึ่งกระจายอยู่ทั่วโลก ซึ่งช่วยให้การอภิปรายเบื้องต้นหลายรายการทำได้โดยไม่ต้องลำบากในการเดินทางไปทั่วสาขาต่างๆ ของบริษัทวิดีโอคอนเฟอเรนซ์ยุติปัญหาการใช้ห้องประชุมสาธารณะและโรงแรมที่สร้างอุปสรรคโดยการไม่อนุญาตให้มีการติดตั้ง

ความเข้ากันได้กับอุปกรณ์เสริมที่มีอยู่ ปัจจุบันนี้ เราพบว่าองค์กรธุรกิจหลายแห่งเริ่มใช้วิดีโอคอนเฟอเรนซ์แบบใช้ฮาร์ดแวร์ โซลูชันที่ใช้ซอฟต์แวร์ที่กำลังจะมีขึ้นนั้นง่ายต่อการเชื่อมต่อจากทุกที่ในโลกด้วยอุปกรณ์เสริมขั้นต่ำ เช่น ไมโครโฟนและลำโพง หากสมาชิกของบริษัทจำเป็นต้องเชื่อมต่อกัน เราจะเห็นว่าความเข้ากันได้ของซอฟต์แวร์การประชุมผ่านวิดีโอช่วยได้มาก นวัตกรรมใหม่ๆ ทุกวัน คาดว่าผู้คนจะใช้เทคโนโลยีมากขึ้นเรื่อยๆ

ความซับซ้อนในการเรียนรู้ทำให้ผู้คนห่างไกล 

ไม่ใช่เทคโนโลยีระดับไฮเอนด์ที่เข้าถึงผู้คนได้ แต่เป็นเทคโนโลยีที่เรียนรู้และจัดการได้ง่ายด้วยตนเองต่างหากที่ทำให้พวกเขาเป็นเจ้าของ เราเห็นว่ามีหลายวันที่ต้องใช้บุคลากรทางเทคนิคสูงในการเชื่อมต่อและจัดการประชุมโดยใช้ห้องประชุมคณะกรรมการการประชุมทางวิดีโอ แต่ตอนนี้เราสามารถเชื่อมต่อกับการประชุมได้เพียงแค่คลิกลิงก์ และต้องขอบคุณระบบเครือข่ายที่เรามี ลิงก์สามารถส่งไปยัง สมาชิกผ่านการแชท เฟสบุ๊ค ทวิตเตอร์ และอื่นๆ 

ไม่จำเป็นต้องมีความเชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีในการเข้าร่วมการประชุม โซลูชันวิดีโอคอนเฟอเรนซ์ของซอฟต์แวร์ในปัจจุบันเข้ากันได้กับอุปกรณ์เสริมที่มีอยู่มาก ดังนั้นจึงง่ายต่อการเชื่อมต่อ ช่วยให้สามารถใช้เครื่องที่ซับซ้อนน้อยลงเพื่อเชื่อมต่อกับการประชุมและเชื่อมต่อกับเดสก์ท็อป แล็ปท็อป หรือมือถือจากสำนักงาน บ้าน หรือห้องพักในโรงแรม การเข้าถึงได้จากทุกที่ทำให้เทคโนโลยีมีความยืดหยุ่นมากขึ้นและเป็นเครื่องมือทางธุรกิจที่โดดเด่น